Buchhaltungsvorbereitung
Dieser Leitfaden beschreibt die korrekte Bearbeitung von Eingangsrechnungen für die verschiedenen Gesellschaften des Ärztefunkdienstes Wien.
1. Rechnungserhalt und formale Prüfung
Jede Rechnung (Post oder E-Mail) muss inhaltlich geprüft werden:
- Bestellung: Wer hat den Auftrag erteilt?
- Leistung: Wurde die Ware oder Dienstleistung erhalten?
- Betrag: Ist die Summe korrekt?
- Empfänger: Ist die Rechnung auf die richtige Gesellschaft ausgestellt?
2. Zuordnung der Gesellschaften
Wichtiger Hinweis für die mobile Ansicht: Bitte die IBAN-Daten genau prüfen.
A. Gemeinnützige BetriebsgesmbH
- Daten: FN 228472 p | UID: ATU 56844534
- Verwendung: Bestellungen Funkdienst, Tascheninhalt, Ordination, Bürobedarf, Fuhrpark, Möbel, Zentrale.
- Bank: Bank Austria
- IBAN:
AT81 1200 0500 3284 4901
B. Dienstleistungs GmbH
- Daten: FN 539827 p | UID: ATU 76076489
- Verwendung: Alle Erstversorgungsambulanzen (EVA) und sonstige Projekte „außer Haus“.
- Bank: Erste Bank
- IBAN 1:
AT68 2011 1842 7720 5400 - IBAN 2:
AT41 2011 1842 7720 5401
C. Ärztlicher Not- und Bereitschaftsdienst
- Daten: FN 508741 z | UID: ATU 74227534
- Bank: Erste Bank
- IBAN:
AT38 2011 1840 5602 4600
3. Rechnungsbearbeitung und Freigabe
- Kürzel: Rechnung abhaken und mit dem Kürzel der prüfenden Person versehen.
- Anlagegüter: Kostenstelle vermerken und Inventarnummer vergeben (Inventaraufkleber am Gerät anbringen). Nummer auf der Rechnung oder im Excel-Anhang notieren.
- Beschriftung: Kürzel der Gesellschaft + Jahr & Monat (z. B. GE2301- oder DE2302-).
- Freigabe: Rechnungen müssen von der Geschäftsführung abgezeichnet werden.
ACHTUNG: Es dürfen ausschließlich Rechnungen überwiesen werden, die von der Geschäftsführung abgezeichnet wurden!
4. Verwaltung und Archivierung
- Nummerierung: Abgezeichnete Rechnungen erhalten die nächste freie laufende Nummer (z. B. GE2301-65).
- Digitalisierung: Scannen und Speichern auf Laufwerk (V) im Ordner der jeweiligen Gesellschaft unter „Eingangsrechnungen“.
- BMD-Upload: Hochladen in das Klientenportal (Glocknitzer & Hollenthoner) unter „FIBU-Rechnungen“.
- Zahlung: Überweisung vom jeweiligen Konto durchführen.
5. Kontrolle (Kontoabgleich)
- Kontoauszug: Vergleich mit der Rechnung durchführen.
- Dokumentation: Auszug mit Datum der Kontrolle und Namenskürzel versehen.
- Markierung: Gespeicherte Rechnung erhält das Kürzel des Kontoauszuges; der Auszug wird mit einem „a“ für abgeglichen markiert.