Personalverwaltung (Administration)

Dieser Bereich beschreibt die administrativen Abläufe für die Mitarbeiterbetreuung beim Ärztefunkdienst Wien.

1. Onboarding: Neue Mitarbeiter anlegen

Sobald eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter eintritt, sind folgende Schritte in der Administration und im System notwendig:

Vorbereitung & Dokumente

• Unterlagen bereitstellen: Erstellung von Dienstzettel, Dienst- und IT-Richtlinien sowie Mitarbeiterinformationen.
• Datenschutz: Vorbereitung der Online-Schulung durch die Datenschutzbeauftragten.
• Einschulung: Terminvereinbarung nach dem Medizinproduktegesetz über das Office und eine kurze Einweisung in die DPL-Ordinationsansicht.

Systematische Erfassung

• Ordnerstruktur: Anlegen eines persönlichen Ordners (Nachname_Name) auf dem Laufwerk unter 00_Mitarbeiter_aktiv.
• Datenpflege: Ablage von Lebenslauf, Meldezettel, E-Card, Bankverbindung und (bei Studenten) der aktuellen Studienbestätigung.
• Listen & IT: Eintragung in die „An-/Abmeldeliste“, die „Liste Personal Gesamt“, das Dienstplansystem (DPL) sowie Anlage des Outlook-Kontakts.

Anmeldung

• Externes Personalbüro: Übermittlung der Daten zur Anmeldung bei der ÖGK per E-Mail.
• Dienstausweis: Übernahmebestätigung und Dokumentation in der Liste.

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2. Laufende Personalverwaltung

Die Verwaltung umfasst alle Änderungen während des aktiven Dienstverhältnisses.

Abwesenheiten (Krankenstand & Urlaub)

• Krankenstand:
  • Meldung per Handy/Mail muss ab dem 1. Tag vorliegen; ärztliche Bestätigung innerhalb von 3 Tagen.
  • Dokumentation erfolgt über Info-Notizen im Ordner „Krankmeldungen“.
  • Im Dienstplan (DPL) wird der Mitarbeiter nicht gelöscht, sondern mit dem Hinweis „krank“ versehen; Ersatzdienste werden separat markiert.
• Urlaub & Zeitausgleich:
  • Einscannen des genehmigten Urlaubsscheins (Format: Urlaub_Nachname_Name) und Eintragung im DPL.
  • Gleiche Vorgehensweise gilt für Zeitausgleichs-Ansuchen.

Änderungen & Vorfälle

• Stammdaten: Änderungen von Wohnsitz oder Bankdaten müssen dem externen Personalbüro (inkl. neuem Meldezettel) gemeldet und in der Gesamtliste aktualisiert werden.
• Arbeitsunfälle: Meldung an das Office muss sofort erfolgen; Aufsuchen einer Ambulanz ist zwingend. Das Office meldet den Unfall innerhalb von 5 Tagen an die AUVA.

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3. Abrechnung, Zeugnisse & Austritt

Regelmäßige Kontrollprozesse zum Monatsende und bei Beendigung des Dienstverhältnisses.

Monatliche Abrechnung

• Eigenverantwortung: Jede/r Mitarbeiter/in ist für die korrekte Eingabe der Arbeitszeit im DPL selbst zuständig.
• Kontrolle: Die Stundenvorschreibungen werden von mindestens zwei Personen kontrolliert.
• Besonderheiten: Manuelle Änderung von Bereitschaftsdiensten (z.B. B2 2Std. = 30€) und Bearbeitung von Mehrstundenanfragen zur Freigabe durch die Geschäftsführung.

Dienstzeugnisse & Bestätigungen

• Dienstzeitbestätigung: Wird innerhalb des Probemonats ausgestellt.
• Dienstzeugnis: Erhaltet jede/r Mitarbeiter/in, die/der über den Probemonat hinaus beschäftigt war.
• Prozess: Vorlage verwenden -> Unterschrift Geschäftsführung -> Einscannen -> Original an Mitarbeiter/in.

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Wichtige Kommunikationsregel

Bei Korrespondenz mit der Steuerberatung, Lohnverrechnung, dem externen Personalbüro oder dem Magistrat Wien ist die organisatorische Leitung immer in Cc oder Bcc zu setzen. Abgeschlossene Listen werden farblich markiert.