Anlegen neuer Mitarbeiter*innen

Dieser Prozess beschreibt die notwendigen Schritte zur administrativen Aufnahme neuer Teammitglieder im System.

1. Digitale Personalakte & Ablage

• Ordner erstellen: Lege im Verzeichnis Verwaltung/Mitarbeiter/Alle Mitarbeiter/ einen neuen Ordner mit dem Format Nachname_Vorname an.
• Dokumente sammeln: Ziehe alle relevanten Unterlagen in diesen Ordner. Dazu gehören:
  • Lebenslauf, Meldezettel und E-Card.
  • Zeugnisse bzw. aktuelle Studienbestätigungen.
  • Bankverbindung und die Bestätigung über den Erste-Hilfe-Kurs.
  • Eventuelle Korrespondenz (E-Mails) mit Grafiken.

2. Listenführung & Meldung

• An-/Abmeldeliste: Trage die neue Person in die Liste des jeweiligen Monats ein (Verwaltung/Mitarbeiter/Liste An-Abmeldungen_Stundenänderungen/2021/).
  • Trage die Daten in die rechte Spalte „Anmeldungen“ ein.
  • ACHTUNG nicht einfärben, das macht Sylvia erst wenn der Name an Fr. Oposits gemeldet wurde!
• Liste Oposits: Fülle die Daten im Ordner Verwaltung/Mitarbeiter/Liste Oposits/2021/ für den entsprechenden Monat aus.
  • ACHTUNG nicht einfärben, das macht Sylvia erst wenn der Name an Fr. Oposits gemeldet wurde!
• Gesamtliste: Füge den Namen alphabetisch in die Datei 20200819_ÄFD_Mitarbeiter_Gesamt ein und fülle alle Felder aus.

3. Systemadministration (DPL)

Lege den Mitarbeiter in der DPL Administration neu an und beachte dabei folgende Konfigurationen:

• Usergruppen:
  • Container Personal: Für Mitarbeiter in Checkboxen.
  • MHS Assistenz: Für Mitarbeiter bei EVA oder AMA.
• Arbeitszeit & Urlaub:
  • Die Urlaubsstunden entsprechen immer den Stunden pro Dienst.
  • Der Urlaubsmonat wird als Zahl (z. B. 7 für Juli) basierend auf dem Eintrittsmonat hinterlegt.
  • Die Anzahl der Urlaubstage beträgt standardmäßig 25.
  • Aktiviere die Option „Abrechnung aus DPL erstellen“.

Anstellung (Wochenstunden)	Stunden pro Dienst	Monatsstunden	Gehalt (Brutto)
12 Std.	2,4 Std.	51,96 Std.	684,31 €
18 Std.	3,6 Std.	77,94 Std.	1.026,47 €
24 Std.	4,8 Std.	103,92 Std.	1.368,62 €
36 Std.	7,2 Std.	155,88 Std.	2.052,93 €

• DPL Web User: Der Zugang wird durch Hannah oder Sabine erstellt. Der Mitarbeiter erhält einen Link und ein Passwort per Mail; der Login erfolgt sicher via SMS-Code.

4. Kommunikation & IT

• Outlook-Kontakt: Erstelle einen neuen Kontakt im Ordner Kontakte/Mitarbeiterinnen/.
• Mailverteiler: Weise die Person der richtigen Liste zu (z. B. VT_ÄFD_Studenten_CONT für Checkboxen oder VT_ÄFD_Studenten_DGKS).
• Dienstausweis: Sende eine Mail mit Name und Geburtsdatum an Anna, die den Ausweis druckt und per Post versendet.

5. Vertragsunterlagen (Dienstverhältnis)

Drucke folgende Unterlagen aus dem Vorlagen-Verzeichnis für die Unterzeichnung aus:

• Dienstzettel (inkl. Covid-19 Zusatz mit Unterschrift von Hannah).
• Verpflichtungserklärung zum Datenschutz.
• Dienstrichtlinien (spezifisch für admin. MA Schnupfencheckbox).
• IT-Richtlinien gemäß DSGVO und allgemeine Mitarbeiterinformationen.

Abschluss: Nach der Unterzeichnung werden alle Dokumente eingescannt, im Mitarbeiter-Ordner gespeichert und die Anmeldung (vorbereitet durch Hannah) dem Mitarbeiter mitgegeben.